Privacy policy - Palais Masandoïa

1. Engagement de l’hôtel Palais Masandoïa en faveur de la protection des données personnelles

La société KOSOA SARL, propriétaire de l’établissement Palais Masandoïa s’engage pour la protection et le respect de vos données personnelles. C’est pourquoi une politique de protection des données personnelles a été mise en place, laquelle matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles la société KOSOA SARL (« l’établissement », « Palais Masandoïa » ou « Hôtel Palais Masandoïa ») utilise les données personnelles vous concernant.

2. Consentement

On entend par « donnée personnelle » toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : nom, prénom) ou indirectement (ex : n° téléphone) en qualité de personne physique.

Avant de nous transmettre ces informations, nous vous recommandons de prendre connaissance de la suite de ce document décrivant notre politique en matière de protection des données personnelles de nos clients.

Cette politique de protection des données personnelles fait partie des conditions générales qui régissent le Palais Masandoïa. En acceptant nos conditions générales, vous acceptez expressément les dispositions de celle-ci. Conformément aux dispositions légales, nous demandons votre consentement dès lors que vos données personnelles doivent être enregistrées, traitées et conservées.

3. Engagements du Palais Masandoïa en matière de protection de vos données personnelles

Transparence : lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous vous communiquerons toute information et vous informerons de la finalité et des destinataires des données.

Légitimité : nous collecterons et traiterons vos données personnelles uniquement aux fins qui sont décrites dans la présente politique de protection des données personnelles.

Pertinence et exactitude : nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous garantir que les données personnelles que nous conservons sont exactes et à jour.

Conservation : nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données conformément aux exigences prévues par la loi.

Accès, rectification, opposition : vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles notamment afin de ne pas recevoir de prospection commerciale. Pour cela, il vous suffit de nous écrire via le formulaire de contact disponible sur notre site Internet.

Confidentialité et sécurité : nous mettrons en place les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre l’altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Partage et transferts internationaux : nous pouvons partager vos données personnelles au sein du groupe AccorHotels ou avec des tiers (tels que partenaires commerciaux et /ou prestataires de services) aux fins exposées dans la présente politique de protection des données personnelles. Nous prendrons des mesures appropriées pour garantir la sécurité du partage et du transfert.

Pour toute question relative aux points évoqués ci-dessus, n’hésitez pas à nous contacter.

4. Champ d’application

La présente politique s’applique :

À tous les traitements de données mis en œuvre au sein de notre établissement « Palais Masandoïa ».
Au site internet de notre établissement www.masandoia.com.

5. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Dans le cadre de l’activité de l’établissement, nous sommes amenés à divers moments à vous demander – en votre qualité de client – des informations relatives à vous-même et/ou des membres de votre famille.

Ces informations peuvent être :

des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email, …) ;
des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité, …) ;
des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge…) ;
votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ;
vos dates d’arrivée et de départ ;
vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, préférences baignoire ou douche, type de literie, intérêts pour les activités proposées, etc.) ;
vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans notre établissement.

Personnes mineures – La collecte d’informations sur des personnes de moins de 18 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez nous contacter afin de procéder à la suppression de ces informations.

Informations sensibles – Nous ne collectons pas d’informations sensibles, telles que concernant les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les détails de santé ou d’orientation sexuelle.

De plus, en fonction des lois locales applicables, d’autres informations pourraient être considérées comme sensibles, notamment : votre N° de carte de crédit, vos loisirs, vos activités personnelles et vos hobbies, si vous êtes fumeur ou non, etc. Nous pouvons être amenés à collecter ces informations afin de satisfaire vos demandes ou vous fournir le service adéquat, comme par exemple un régime alimentaire spécifique.

Dans ce cas, selon les lois en vigueur dans certains pays, votre accord préalable pourra vous être demandé s’agissant de la collecte d’informations sensibles.

Limite de nos services – Si vous choisissez de ne pas partager de données personnelles avec nous ou refusez certaines autorisations de contact, nous ne pourrons peut-être pas fournir les services demandés ou répondre à votre demande d’informations, ceci pour rester en conformité avec les dispositions légales.

6. Quand et où collectons nous des données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :

Activité hôtelière
- Contribution à des enquêtes de satisfaction
- Concours ou jeux en ligne
- Abonnement à des newsletters, afin recevoir les actualités du Palais Masandoïa, des offres et des promotions par email
- Réservation d’une chambre ou d’une suite
- Enregistrement et règlement
- Consommation au bar ou au restaurant de l’hôtel durant un séjour
- Consommation en chambre par le biais du room service de l’établissement
- Réservation d’un soin au Spa « Les Sens de l’hôtel »
- Demandes, réclamations et/ou litiges.
Participation à des programmes ou animations marketing
- Contribution à des enquêtes de satisfaction
- Concours ou jeux en ligne
- Abonnement à des newsletters, afin recevoir les actualités du Palais Masandoïa, des offres et des promotions par email.
Transmission d’informations en provenance de tiers
- Tours opérateurs, Agences de voyage, Systèmes de réservation par GDS signifiant Global Distribution System, autres, …
Activités Internet
- Connexion au site officiel de l’hôtel (adresse IP, cookies)
- Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires, pages et profils du Palais Masandoïa sur les réseaux sociaux…).

7. À quoi servent les données collectées ?

Le Palais Masandoïa collecte vos données personnelles afin de :

Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients
Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement (exemple : établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables)
Gérer votre séjour à l’hôtel :
- Suivi de vos consommations (téléphone, bar, soins au Spa « Les Sens », activités annexes…)
- Gestion des accès aux chambres
- Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).
Améliorer notre service hôtelier, notamment :
- Traiter de vos données personnelles dans notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion de marques et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits
- Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes
- Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention
- Vous informer des offres spéciales, de l’actualité et de tout nouveau service créé par l’établissement
Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour :
- Qualification de la base de données clients
- Opérations de segmentation basées sur l’historique de réservation et les habitudes de voyage des clients en vue de l’envoi de communication ciblées
- Prévoir et anticiper les comportements futurs
- Établissement de statistiques et de scores commerciaux, et effectuer du reporting
- Fournir des données de contexte à l’outil de push d’offres lorsqu’un client visite un site internet du Groupe ou lorsqu’il effectue une réservation
- Connaître et gérer les préférences des clients fidélisés ou non
- Vous adresser les newsletters, promotions et offres touristiques, hôtelières ou de services, ou les offres des partenaires de l’hôtel Palais Masandoïa. ou vous contacter par téléphone
- Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction
- Effectuer la prise en compte du droit d’opposition
Améliorer les services de l’établissement :
- Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients
- Gestion des réclamations
Sécuriser et améliorer votre utilisation du site internet de l’hôtel notamment :
- Amélioration de la navigation
- Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes
Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables)

8. Conditions d’accès à vos données personnelles par des tiers

Pour vous garantir un droit d’accès et de modification, nous devons partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes, dans les conditions suivantes :

Au sein de l’établissement Palais Masandoïa : afin de vous fournir le meilleur service, nous pouvons partager vos données personnelles et donner un accès aux personnels autorisés de nos entités, notamment :
- Personnel hôtelier
- Personnels de réservation utilisant les outils AccorHotels de réservation
- Services Informatiques
- Partenaires commerciaux et services marketing
- Services médicaux éventuellement
- Services juridiques éventuellement
- Généralement, toute personne appropriée des entités du groupe AccorHotels pour certaines catégories spécifiques de données personnelles.
Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment :
- Prestataires de services externes : Sous- traitant informatique, agence de communication.
Autorités locales : nous sommes tenus de transmettre vos informations aux autorités locales conformément à la réglementation locale.

9. Protection de vos données personnelles lors de transferts internationaux

Aux fins exposées dans le point 7 de la présente politique de protection des données personnelles, nous pouvons transférer vos données personnelles à des destinataires internes ou externes qui peuvent se trouver dans des pays offrant des niveaux de protection des données personnelles différents.

Par conséquent, en plus de la mise en place de la présente politique, KOSOA SARL met en œuvre les mesures appropriées afin de sécuriser le transfert de vos données personnelles vers une entité partenaire ou un destinataire externe situé dans un pays proposant un niveau de protection différent de celui proposé dans le pays dans lequel les données personnelles sont collectées.

Dans ce cadre, vos données peuvent être transmises, notamment dans le cadre du processus de réservation. Les flux de données, autres que ceux nécessaires à l’exécution de votre réservation, vers des pays ne disposant pas d’une protection des données personnelles équivalente sont alors encadrés par les clauses contractuelles types de responsable à sous-traitant définies par la Commission européenne.

10. Sécurité de vos données

KOSOA SARL et toute son équipe prennent les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (des moyens de protection physique, etc…).

Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions.

11. Cookies et autres traceurs

KOSOA SARL utilise des cookies et d’autres traceurs sur son site. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces traceurs par le Palais Masandoïa et pour les paramétrer, veuillez consulter notre politique de gestion des cookies.

12. Conservation de vos données personnelles

Vos données sont conservées uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente politique de protection des données personnelles ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

13. Accès et modifications de vos données personnelles

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles collectées par KOSOA SARL et de les modifier sous réserve des dispositions légales applicables.

Pour user de votre droit à la modification, suppression (droit à l’oubli), ou tout simplement obtenir de plus amples informations, contactez-nous via le formulaire disponible sur notre site officiel.

14. Mise à jour de la politique de protection des données personnelles

La présente politique peut être amenée à être modifiée, complétée et ce de manière périodique afin de correspondre aux dispositions légales en vigueur. C’est pourquoi, nous invitons toute personne, – cliente du Palais Masandoïa ou non – à la consulter de manière régulière, notamment dans le cadre d’une réservation, d’une demande d’informations etc.